Pourquoi 30% du temps en entreprise est encore perdu dans des processus inefficaces (et comment y remédier)

CONSULTANCE

9/2/20253 min read

Introduction

Le temps est l’une des ressources les plus précieuses d’une PME. Pourtant, de nombreuses études montrent qu’en moyenne près d’un tiers du temps de travail est gaspillé à cause de processus mal conçus ou obsolètes. Derrière ce chiffre, ce sont des heures perdues, de la productivité en moins, et parfois même de la motivation qui s’effrite.

Ces pertes ne sont pas toujours visibles au premier coup d’œil : elles s’infiltrent dans les habitudes, les outils mal exploités, les réunions interminables ou la recherche d’informations dispersées. Mais leurs effets sont bien réels. La bonne nouvelle, c’est qu’elles ne sont pas une fatalité.

Où se perd ce temps ?

Réunions improductives : trop longues, trop fréquentes, sans objectif clair.
Informations dispersées : entre emails, fichiers partagés et outils multiples, chacun passe des heures à chercher ce qui existe déjà.
Tâches manuelles répétitives : ressaisies, copier-coller, validations inutiles.
Absence de priorités claires : des équipes qui s’activent, mais pas forcément sur ce qui crée le plus de valeur.

Selon une enquête Celonis–Odoxa, 60 % des salariés estiment être freinés par une mauvaise organisation et par des processus inadaptés. Panopto va plus loin : en moyenne, chaque collaborateur perd 5 heures par semaine à chercher de l’information et près de 6 heures à refaire du travail déjà accompli.

Pourquoi ces pertes passent inaperçues ?

Les habitudes : “On a toujours fait comme ça.”
L’absence de mesure : sans indicateurs, difficile de voir l’ampleur des inefficacités.
Les petites pertes accumulées : dix minutes par-ci, un quart d’heure par-là… multipliées par des dizaines de collaborateurs, cela devient énorme.
La résistance au changement : beaucoup préfèrent garder un système familier, même s’il est sous-optimal.

Résultat : les dirigeants pensent parfois que tout va bien… alors qu’ils laissent filer l’équivalent de plusieurs postes à plein temps chaque année.

L’impact sur la productivité et le moral

Ces processus mal conçus ne coûtent pas seulement de l’argent. Ils pèsent aussi sur les équipes :

Frustration face à des tâches inutiles.
Stress lié à une surcharge de travail.
Baisse de motivation quand l’énergie est consommée à chercher plutôt qu’à produire.

D’après Celonis, 69 % des employés disent que ces inefficacités réduisent leur motivation et 68 % leur bien-être.

Comment réduire ces pertes ?

La clé, ce n’est pas de tout révolutionner d’un coup, mais d’avancer avec méthode :

Cartographier vos processus → rendre visibles les goulots d’étranglement.
Identifier les quick wins → par exemple réduire de moitié la durée des réunions, centraliser les documents.
Repenser la priorisation → concentrer l’énergie sur ce qui crée le plus de valeur.
Former vos équipes → pour exploiter pleinement les outils en place.
Adopter une culture d’amélioration continue → tester, ajuster, impliquer les collaborateurs.

Des exemples concrets

Toyota : pionnier du Lean et du Kaizen, a montré que l’amélioration continue pouvait générer des gains d’efficacité de 20 à 25 %.
Starbucks : en digitalisant la prise de commande, l’entreprise a réduit l’attente client et augmenté ses ventes de 15 % dans certaines zones.
PME locales : certaines gagnent l’équivalent de plusieurs ETP (équivalents temps plein) en simplifiant simplement leurs processus internes.

Conclusion

Optimiser vos processus, ce n’est pas “travailler plus”, c’est travailler mieux avec les mêmes ressources.

Chaque heure retrouvée, c’est du temps réinvesti dans ce qui compte vraiment : vos clients, vos produits, vos équipes.
Et la première étape est simple : prendre conscience des pertes invisibles, puis engager un diagnostic pour transformer ces habitudes en leviers de performance.